Em qualquer segmento profissional são necessários e fundamentais os processos de controle das atividades que movimentam o negócio. Em uma locadora de bens móveis (máquinas e equipamentos para a construção civil, estrutura para shows, containers, equipamentos médicos, entre outros) não poderia ser diferente.
Ou seja, tornam-se de extrema importância as ações que de alguma forma gerenciam a empresa e dentre estas podemos citar: controle efetivo dos clientes e seus locais de entrega; controle de estoque dos bens locáveis (ativos, inativos, locados e em manutenção); geração e acompanhamento dos contratos de locação (operações automatizadas de locação, renovação, substituição, devolução e faturamento); e controle das manutenções preventivas e corretivas.
Com certeza, cada locadora estabeleceu a forma como estes controles devem ser realizados. Em algumas situações utilizam-se anotações em papel, as antigas cadernetas e cadernos, em outras se fez um aprimoramento e adotou-se um editor de textos como o software Word. Tem-se ainda uma outra tentativa de informatização que faz uso de planilhas eletrônicas, através, por exemplo, do software Excel. Mas, todas as alternativas anteriores tornam-se insuficientes do ponto de vista dos resultados que se espera ou que se precisa, pois em sua totalidade tem-se apenas dados e não informações que podem apoiar a tomada de decisão dos processos gerenciais. Vamos a alguns exemplos:
- Um cliente precisa fazer uma nova locação. Como saber se ele tem faturas vencidas?
- Um cliente precisa saber a quantidade de bens locados e suas respectivas localizações, onde buscar estas informações?
- Como buscar os contratos que estão vencendo para proceder às renovações?
- Onde estão fisicamente todos os bens locados de um determinado tipo?
- Quanto foi gasto com manutenções e quanto foi recebido de locações de um bem?
- Como saber o total locado em um período?
- Preciso usar uma estratégia para buscar os clientes que estão inativos, como saber a quanto tempo cada cliente está sem locar? Ou como saber quais os clientes que estão a mais de 60 dias sem locações?
- Ainda como estratégia de marketing, como contactar os clientes cujo total locado nos últimos 6 meses foi superior a um determinado valor e oferecer-lhes um desconto?
- Como saber quais os bens mais locados para decidir se será preciso adquirir mais unidades?
As respostas para as perguntas anteriores e para tantas outras podem ser facilmente encontradas em um Sistema de Gestão, também conhecido como Sistema de Informação. Sabe-se ainda que a implantação de um Sistema de Informação é uma decisão importante pois este fornecerá informações que apoiam a administração do negócio, aumentam a produtividade, diminuem perdas, reduzem custos e minimizam erros.
O SISTEMALOCAR é um Sistema de Gestão de Locadoras de Bens Móveis que foi desenvolvido em 2007/2008 por uma equipe de profissionais capacitados. No ano de 2008 esta ferramenta foi testada e registrada e desde então está sendo utilizada em locadoras de bens móveis, como por exemplo, equipamentos para construção civil, equipamentos médicos, palcos, containers, carros, banheiros químicos, entre outros.
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