LOCAÇÃO
A operação de Locação se divide em Locação Normal e Locação Interna. A única diferença entre os dois tipos de locação é que os itens da locação interna não são faturados, sendo este tipo de locação utilizado, por exemplo, quando um bem é emprestado.
As operações de locação se dividem em 5 passos: seleção do cliente; seleção do local de entrega; seleção dos bens; impressão do contrato e impressão do comprovante de entrega dos bens.
No primeiro passo, seleção do cliente, é possível buscar um cliente já cadastrado, incluir um cliente novo e ainda atualizar os dados de um cliente selecionado.
Quando o cliente selecionado teve sua última locação há mais de 60 dias, automaticamente o sistema altera o status deste cliente para Inativo, avisando o usuário e forçando que seus dados cadastrais sejam conferidos. Quando o cliente está bloqueado um aviso é mostrado. Quando o cliente selecionado possui fatura vencida há mais de 5 dias, em qualquer contrato, é apresentado um aviso e a senha de liberação deve ser digitada.
No segundo passo, seleção do local de entrega, é possível buscar os locais de entrega já cadastrados para o cliente ou ainda incluir novos locais de entrega. O sistema traz como padrão o local de entrega cadastrado junto com os dados cadastrais do cliente.
No terceiro passo, seleção dos bens para locação, é possível buscar os bens por descrição, por patrimônio ou por número de série.
Se o bem selecionado estiver com a manutenção vencida, um aviso será mostrado mas a seleção não será impedida. Em seguida, a janela de seleção do tipo de locação (D – Locação por Diária; S – Locação por Semana; Q – Locação por Quinzena ou M – Locação por Mês) é apresentada.
Em um mesmo contrato é possível locar itens com tipos de locação (períodos) diferentes. Quando um bem selecionado para locação possui valor de horímetro cadastrado será necessário especificar a quantidade de horas contratadas e conferir o valor do horímetro.
Depois da seleção dos bens, a tela com os dados da locação é apresentada e nesta existem os seguintes dados de cada item: quantidade, código, descrição, patrimônio quando for o caso, tipo da locação (D, S, Q ou M), quantidade de diárias ou 1 para semana, quinzena ou mês, data da locação, data prevista para devolução, valor unitário da locação e valor total.
Nesta tela, ainda é possível incluir uma observação para o contrato, o nome e o CPF de duas testemunhas, a quantidade de dias para o primeiro faturamento e também alterar a data e a hora de início do contrato.
Os valores das locações são obtidos da tabela de preço dos bens e servem como referência mas podem ser alterados.
É possível ainda incluir um texto e um valor de acréscimo, como por exemplo Frete, e este valor será cobrado uma única vez no primeiro faturamento.
No quarto e quinto passos, serão impressos o contrato e o comprovante de entrega dos bens. Quando o contrato possui bens com horímetro cadastrado, automaticamente será impresso um adendo contratual com as informações referentes aos horímetros.
As Cláusulas Contratuais podem ser customizadas para cada locadora.
RENOVAÇÃO
Na operação de Renovação o usuário deve digitar o número do contrato e clicar no botão BUSCAR. Os itens locados no contrato serão apresentados e o usuário poderá escolher renovar todos os itens por igual período ou renovar apenas os itens por ele selecionados.
Não é obrigatório renovar todos os itens de um contrato e o novo período não precisa ser obrigatoriamente igual ao período anterior.
DEVOLUÇÃO
A operação Devolução se divide em devolução efetiva e devolução temporária. A diferença entre os dois tipos de devolução é que os itens da devolução temporária não são efetivamente devolvidos, sendo que este tipo de devolução é utilizado, por exemplo, quando um bem será retirado pela locadora e não se sabe qual objeto será devolvido. É preciso, posteriormente, realizar a devolução efetiva.
Em ambas as operações de devolução o usuário pode buscar o contrato que terá itens devolvidos pelo nome do cliente ou pelo número do contrato. Os bens sem patrimônio podem ser locados com várias unidades e estas podem ser devolvidas parcialmente.
Após selecionar os itens a serem devolvidos o usuário deve checar a data e a hora da devolução tendo em vista que itens já faturados e devolvidos depois do prazo terão nova fatura a ser feita por ter excedido o período contratado. Será considerada devolução em atraso as locações do tipo Diária devolvidas com mais de 2 horas excedentes ou locações de outros tipos devolvidas pelo menos um dia após a data prevista de devolução.
Se dentre os itens selecionados para devolução existir bem com horímetro, uma janela será exibida solicitando o horímetro final do bem para o cálculo de uso das horas excedentes.
Se todos os itens deste contrato estiverem devolvidos e faturados e não existir fatura extra, o contrato será fechado.
Quando ocorrer a devolução de um bem patrimoniado, uma pergunta será mostrada para saber se este bem será colocado ou não em manutenção, assumindo o status M.
Para cada bem em manutenção é possível imprimir uma guia onde os serviços realizados serão registrados.
Para finalizar a operação de devolução será impresso o comprovante de devolução dos bens.
O SISTEMALOCAR controla as manutenções preventivas e corretivas dos bens locáveis, este módulo pode ser consultado em Substituição e Controle de Manutenções.
O SISTEMALOCAR permite a gestão dos consertos de bens de terceiros, este módulo pode ser consultado em Assistência Técnica.
É possível imprimir um CHECKLIST (que pode ser personalizado) dos bens locados em um contrato e este CHECKLIST pode ser impresso em qualquer momento.
